글쓰기 초보도 쉽게 배우는 직장용 문서 작성의 기본

직장에서 글쓰기는 단순한 업무 수행의 도구가 아니라, 자신의 생각을 명확히 전달하고 설득력을 발휘하는 중요한 커뮤니케이션 수단입니다. 보고서, 이메일, 제안서 등 다양한 문서를 작성하는 과정에서 글쓰기 능력은 곧 업무 능력으로 평가되곤 합니다. 하지만 글쓰기에 익숙하지 않은 초보자들에게는 "어디서부터 시작해야 할지 모르겠다"는 막막함이 따릅니다. 이번 글에서는 글쓰기 초보자도 쉽게 따라 할 수 있는 직장용 문서 작성의 기본 원칙과 실전 팁을 소개합니다.

1. 목적을 명확히 하라: 문서는 '왜' 쓰는가?

직장에서 작성하는 모든 문서는 명확한 목적을 가지고 있습니다. 따라서 글을 쓰기 전에 반드시 "이 문서를 왜 쓰는가?"라는 질문에 답해야 합니다. 목적이 분명하지 않으면 글의 방향이 흐트러지고, 읽는 사람도 혼란을 느끼게 됩니다.예를 들어, 보고서를 작성할 때는 상사가 어떤 결정을 내리기 위해 필요한 정보를 제공해야 합니다. 이메일을 보낼 때는 상대방에게 어떤 행동을 요청하거나 정보를 전달하려는 목적이 있을 것입니다. 목적이 명확하면 문서의 내용과 구조를 효과적으로 설계할 수 있습니다.목적 설정 팁:

• "결재 요청", "현황 보고", "협조 요청" 등 한 문장으로 문서의 목적을 정의해보세요.
• 독자의 입장에서 "이 문서를 통해 무엇을 얻고자 하는가?"를 고민하세요.

2. 독자를 고려하라: 누구를 위한 글인가?

모든 직장용 문서는 특정한 독자를 대상으로 작성됩니다. 독자가 상사인지, 동료인지, 고객인지에 따라 문서의 톤과 내용은 달라져야 합니다. 예를 들어, 상사는 결론과 핵심 데이터를 빠르게 알고 싶어 하며, 동료는 협업에 필요한 구체적인 정보를 기대합니다. 고객이라면 설득력 있는 제안과 혜택 중심의 내용을 원할 것입니다.독자를 고려한 글쓰기는 단순히 정보를 전달하는 것을 넘어, 독자가 원하는 방식으로 메시지를 전달하는 데 초점을 맞춥니다.독자 분석 팁:

• 독자의 관심사와 필요를 파악하세요.
• 독자가 이해하기 쉬운 언어와 표현을 사용하세요(예: 기술 용어를 사용할 경우 간단한 설명 추가).
• 독자가 원하는 결과(결정, 행동 등)를 예상하며 글을 구성하세요.

3. 구조화된 글쓰기를 연습하라: 두괄식과 3단 구성법

직장에서 작성하는 대부분의 문서는 구조적이어야 합니다. 특히 바쁜 직장인들은 긴 글을 처음부터 끝까지 읽을 시간이 없기 때문에 핵심 내용을 빠르게 전달할 수 있는 구조가 필요합니다.① 두괄식 구조
두괄식 구조란 결론이나 핵심 메시지를 문서의 앞부분에 배치하는 방식입니다. 예를 들어, "이번 프로젝트로 인해 매출이 15% 증가했습니다"라는 결론을 먼저 제시한 뒤, 이를 뒷받침하는 데이터와 세부 내용을 나열하면 독자는 내용을 쉽게 이해할 수 있습니다.② 3단 구성법: 도입-전개-결론
글 전체를 '도입-전개-결론'으로 나누어 작성하면 논리적인 흐름을 유지할 수 있습니다.

• 도입: 문서의 목적과 배경 설명(왜 이 글을 쓰는지).
• 전개: 구체적인 내용과 근거(무엇이 중요한지).
• 결론: 요약 및 제안(무엇을 해야 하는지).

예를 들어, 협조 요청 이메일이라면 다음과 같은 흐름이 가능합니다:

1. 도입: 협조 요청 배경 설명(프로젝트 진행 상황).
2. 전개: 구체적으로 어떤 협조가 필요한지 설명(자료 제공 요청).
3. 결론: 협조 요청 마감일 및 연락처 안내(언제까지 필요한지).

4. 간결하고 명확하게 써라: 불필요한 장황함은 금물

직장에서 '글 잘 쓴다'는 평가는 복잡하고 화려한 표현에서 나오는 것이 아닙니다. 오히려 간결하고 명확하게 핵심만 전달하는 능력에서 비롯됩니다. 직장용 문서는 읽기 쉽고 이해하기 쉬워야 하며, 불필요한 수식어나 장황한 표현은 피해야 합니다.① 짧은 문장을 사용하라
한 문장은 30자 내외로 작성하는 것이 이상적입니다. 예를 들어, "이번 프로젝트는 여러 부서의 협력을 통해 진행되었으며, 그 결과 예상보다 빠른 시점에 목표를 달성할 수 있었습니다"라는 긴 문장은 "이번 프로젝트는 협력을 통해 목표를 조기에 달성했습니다"로 간결하게 바꿀 수 있습니다.② 불필요한 수식어와 중복 표현 제거하기
"매우", "굉장히", "상당히"와 같은 불필요한 수식어는 의미를 모호하게 만들 뿐 아니라 문장을 길게 만듭니다. 예컨대 "매우 중요한 문제"라는 표현보다는 "핵심 문제"라고 쓰는 것이 더 간결하고 강렬합니다.③ 가독성을 높이는 형식 활용하기
문단 당 3~5줄 이내로 작성하고, 중요한 정보는 번호나 항목으로 나열하세요. 예를 들어:

1. 검토 요청 자료: A 보고서 및 B 분석 자료
2. 검토 마감일: 2023년 10월 20일(금)
3. 문의사항: OOO(내선 1234)

5. 실전에서 바로 적용할 수 있는 팁들

글쓰기 능력은 연습과 실천을 통해 발전합니다. 다음은 직장에서 바로 적용할 수 있는 실전 팁들입니다:

1. 5분 요약 훈련: 업무 관련 자료나 기사를 읽고 5분 안에 핵심 내용을 요약해보세요. 이 훈련은 불필요한 정보를 걸러내고 중요한 내용을 추려내는 데 도움을 줍니다.
2. 피드백 요청하기: 동료나 상사에게 자신의 글에 대한 피드백을 요청하세요. 객관적인 시각에서 본 개선점을 통해 글쓰기 능력을 향상시킬 수 있습니다.
3. 템플릿 활용하기: 잘 작성된 이메일이나 보고서를 참고하여 자신만의 템플릿으로 만들어두세요. 이를 통해 비슷한 상황에서 시간을 절약하고 일관성을 유지할 수 있습니다.

마무리하며

직장에서 글쓰기는 단순히 정보를 전달하는 도구가 아니라 자신의 역량과 가치를 드러내는 중요한 기술입니다. 특히 초보자일수록 기본 원칙에 충실하면서 꾸준히 연습하는 것이 중요합니다. 오늘 소개한 팁들을 하나씩 실천해보세요! 꾸준히 연습하다 보면 어느새 당신도 직장에서 인정받는 글쓰기 전문가가 되어 있을 것입니다!